あるテーマや問題について数人の人がそれぞれの意見を参加者の前で述べ、それについて講演者が聴衆の質問に応えたり、それに関して公開討論会を行ったりすることを「シンポジウム」といいます。
100人以上の定員を設定されたシンポジウムも多いことから、主催する企業の中には「シンポジウムの会場をどこにすべきか？」と悩まれることも多いでしょう。そのような時に気軽に利用できるレンタルスペース、それが「貸会議室」です。中でも東京や大阪はシンポジウムがよく開催されることから、数百人といった大規模な催しにも対応できる大規模な貸会議室があらゆるエリアに点在しています。
今回は、東京や大阪でシンポジウムを開催しようと検討中の方に向けて、「貸会議室をシンポジウム会場として利用するメリット」について紹介します。
貸会議室をシンポジウム会場として利用するメリット
あらゆる用途に利用できる貸会議室は、「シンポジウム会場」としても最適です。自社の会議室ではなく、外部の貸会議室をシンポジウム会場として利用するメリットは、以下のように色々とあります。
シンポジウムへの参加者を集客しやすい！
シンポジウムの開催が決まったら会場を手配しますが、その前にまずは参加者の定員数を決める必要があります。あらかじめ設定した定員数に対して、十分なスペースを確保する必要があるため、多い時で200～300名近く収容できる大規模な貸会議室を利用することもあるでしょう。
ただし、ここで注意したいのが「予定している定員数に対して問題なく集客を行えるか？」ということです。集客がうまく行けなければ座席に空きがでてしまい、シンポジウムの効果が半減してしまいます。そこで是非おすすめしたいのが、「貸会議室を利用してシンポジウムを開催する」ということです。
貸会議室は、「参加者を集客しやすい」といったメリットがあります。例えば、誰もが知っている東京や大阪の主要駅から徒歩圏内にある貸会議室を選べば、交通アクセスがよく全国各地から来場者が訪れる可能性が高まります。また、シンポジウム会場の場所を聞いて、アクセス方法などをすぐにイメージできるくらい有名な駅の近くにある貸会議室であれば、“そこなら行ける！”、“乗り換えが簡単だからぜひ行きたい！”といったユーザーの参加意欲をかき立てることができます。
大小様々な会議室を選ぶことができる
シンポジウムを開催する目的やテーマによって、定員数が多いときもあれば、少なめに設定されていることもあります。あらゆる用途に合わせて会議室の種類を選べる貸会議室であれば、「大小様々な会議室を選ぶことができる」といったメリットがあります。20～30人規模の部屋の他、数百人ほどの参加者が不自由なく着席できる広々とした会議室など、シンポジウムの種類に合わせて自由に会議室を選ぶことができます。
ターゲットが参加しやすい日時を設定しやすい
東京や大阪で有名な主要駅から徒歩圏内、あるいは直結している貸会議室を利用すれば、集客がしやすいといった効果が期待できます。また、貸会議室は「ターゲットが参加しやすい日時を設定しやすい」といったメリットがあることから、さらに効果的にシンポジウムへの集客を図ることができます。
貸会議室を利用する時間帯は、早朝、深夜、午前、午後、平日、土日祝日など、シンポジウムに参加してくれそうなターゲットの都合や動きのパターンなどに合わせて日時を設定することができます。早朝や深夜に利用した場合でも、割増料金が掛からない貸会議室もあるので、シンポジウムを開催する目的やターゲットとなるユーザーをしっかり選定して、それに見合った最適な貸会議室を選ぶようにしましょう。
シンポジウムに必要な備品を揃えやすい
大きめの会議室を持つ企業であれば「小規模なシンポジウムなら対応できるのでは？」と考えそうですが、経費などが掛かることを考えると貸会議室をレンタルしてシンポジウムを実施した方が良いでしょう。その理由は、貸会議室の場合「シンポジウムを開催するために必要な備品を揃えやすい」といったメリットがあるためです。
シンポジウムに必要な備品といえばテーブルや椅子ですが、これらの貸出料は通常、貸会議室の室料に含まれています。その他、マイクやスピーカー、プロジェクター、投影用のスクリーン、ホワイトボード、レーザーポインター、講演台、参加者を誘導するための案内板、飲料水など、シンポジウムを開催するために必要な物がたくさんあります。
これらの備品を全て自社で揃えようとするとシンポジウムを開催する前から莫大な費用がかかってしまいますが、貸会議室の室料のほかに備品を貸し出してもらうオプションを追加すれば、自費購入することなく格安な料金で必要な備品をレンタルすることができます。
シンポジウム以外の利用目的にも使える
シンポジウムが無事に終わったあとは、関係者同士で集まり“打ち上げ”や“宴会”を行うことがあります。一般的なイベントホールであれば、シンポジウムを開催することを目的に使用するだけですが、様々な用途で利用できる貸会議室であれば「シンポジウム以外の利用目的にも使える」といったメリットがあります。
最近の貸会議室は、法人だけでなく個人でパーティーを開催したり、東京や大阪などに集まって久々に同窓会を開いたりと、あらゆる用途で貸会議室を利用できるように、ケータリングサービス業者と提携して、食べ物や飲み物をデリバリーしてもらえるといったサービスが充実しています。
シンポジウムが終了したあとに打ち上げや宴会を実施するときは、別の貸会議室を事前にレンタルしておけば、場所を移動することなく施設内の移動だけですぐに食事を楽しむことができます。シンポジウムの準備や原状回復はもちろん、食事や飲み物のセッティングなども貸会議室のスタッフに任せることができるため、主催者側の担当者にだけ大きな負担が掛かってしまう心配はありません。
コンファレンスコーディネーターのサポートを受けられる
シンポジウムの流れなどは主催者側で企画を立てるにしても、シンポジウムの会場の運営までは手が回らないといったケースが多々あります。
そんな中、東京や大阪の貸会議室をシンポジウムの会場として利用すると、経験豊富な「コンファレンスコーディネーターのサポートを受けられる」といったメリットがあります。シンポジウム開催に関する提案はもちろん、会場の設置方法など、利用者のニーズに合わせて柔軟に対応してもらえるので、はじめて貸会議室を利用される方でも安心して貸会議室を利用することができます。
まとめ
今回紹介した内容以外にも、「貸会議室をシンポジウム会場として利用するメリット」は色々とあります。
そして、東京や大阪で有名な主要エリアや、全国各地からのアクセスに便利な主要駅から徒歩圏内にある貸会議室など、シンポジウムを開催するための会場として最適な貸会議室がたくさんあります。
数百人規模の大きな会場が必要になるシンポジウムもあるため、その場合は希望する日時と場所で会場を確保できるように、なるべく早いうちから貸会議室の予約を入れることをおすすめします。
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